POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Fecha de publicación: 11 de Diciembre de 2017
Última actualización: 2026
1. INTRODUCCIÓN
En virtud de la Ley 1581 de 2012 (Art. 17 Lt. k y Art. 18 Lt. f) y del Decreto 1377 de 2013 (Art. 13.) mediante los cuales se dictan disposiciones para la protección de datos personales y en el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, "EL CENTRO DE ODONTOLOGÍA ESTÉTICA" en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales de sus grupos de interés conformado por los Pacientes y sus familias, colaboradores, Proveedores, Especialistas, Empresas de Convenios y las entidades de inspección, vigilancia y control, información que se ha obtenido en el desarrollo de su actividad misional de Prestar Servicios de Salud Oral, por lo cual se compromete con el cumplimiento de la normativa mencionada y la protección de los derechos de las personas.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
EL CENTRO DE ODONTOLOGÍA ESTÉTICA
Razón social: INVERSIONES OHV SAS
NIT: 900181912-2
Dirección: Avenida Pedro Heredia #67-21 c.c. contadora local 2A, Cartagena
Correos electrónicos:
coe_cartagena@hotmail.com
coe2_cartagena@hotmail.com
Teléfonos: 6616044 - 6719696
3. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato personal sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
EL CENTRO DE ODONTOLOGIA ESTETICA Razón social INVERSIONES OHV SAS, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales de sus grupos de interés, los cuales en adelante llamáremos titulares, los cuales son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial) aplicando las siguientes políticas:
1. Compromiso con el tratamiento seguro de datos
EL CENTRO DE ODONTOLOGIA ESTETICA establece los siguientes lineamientos para garantizar la seguridad de los datos:
- Uso correcto de datos personales y datos personales sensibles de los titulares
- Prevención de acceso no autorizado a terceros
- Protección contra vulneración, modificación, divulgación y/o destrucción de información
- Implementación de políticas de seguridad de la información con medidas de control de obligatorio cumplimiento
2. Recolección de datos para salud oral
EL CENTRO DE ODONTOLOGIA ESTETICA solicita a los titulares información necesaria para:
- Administrar el riesgo en salud oral
- Cumplir funciones asignadas por la normativa vigente del Sistema General de Seguridad Social en Salud
- Garantizar que la información sensible requerida sea de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular
3. Consentimiento para el tratamiento
El tratamiento de datos personales se realiza bajo las siguientes condiciones:
- Consentimiento previo, expreso e informado de los titulares
- Manifestado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas
- Salvo las excepciones previstas en la ley
- Autorización que permita concluir de forma razonable que el Titular otorgó su consentimiento
4. Datos requeridos para establecer relaciones
EL CENTRO DE ODONTOLOGIA ESTETICA solicita datos personales necesarios para:
- Establecer relaciones con Pacientes y sus familias
- Vincular colaboradores, Proveedores y Especialistas
- Gestionar Empresas de Convenios
- Establecer relaciones civiles, laborales y comerciales
- Garantizar que la información sensible sea de libre entrega voluntaria con consentimiento y autorización para su tratamiento
5. Protección de derechos de niños, niñas y adolescentes
EL CENTRO DE ODONTOLOGIA ESTETICA vela por el respeto y cumplimiento de:
- Derechos fundamentales de niños, niñas y adolescentes
- Requisitos especiales para tratamiento de sus datos personales
- Protección de datos personales sensibles de menores de edad
- Cumplimiento de normativas especiales de protección a la infancia y adolescencia
6. Finalidad para Pacientes y sus familias
El tratamiento de los datos personales proporcionados por los pacientes y sus familias de EL CENTRO DE ODONTOLOGIA ESTETICA tendrá la siguiente finalidad:
- Para la prestación de los servicios de Odontología General y Especializada de sus Pacientes y familiares.
- Actualización de datos entregados por el Titular.
- Entrega de reportes de Salud Pública de obligatorio cumplimiento
- Dar respuesta a requerimientos a entidades de control.
- Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
- Evaluación de la calidad de los productos y servicios de salud ofrecidos por la Clínica.
- Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.
- Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
- Conocer más a nuestros pacientes, su estado de salud oral, el entorno en el que viven, sus gustos.
- Enviarles por los diferentes canales de comunicación información comercial de los diferentes servicios que presta la clínica.
- En general para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de EL CENTRO DE ODONTOLOGIA ESTETICA
7. Finalidad para Colaboradores
El tratamiento de los datos personales proporcionados por los colaboradores de EL CENTRO DE ODONTOLOGIA ESTETICA tendrá la siguiente finalidad:
- Realización del proceso de selección de personal de acuerdo con su aptitud para su cargo o tarea.
- Establecer una relación contractual
- Ofrecerle oportunidades de capacitación.
- Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar, seguridad y salud en el trabajo.
- Cumplir el proceso de afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral (Entidades Promotoras de Salud, Administradoras de riesgos laborales, Fondos de pensiones y cesantías, Caja de Compensación).
- Efectuar el proceso de Remuneración.
- Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.
- Cumplir con exigencias judiciales.
- En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.
8. Finalidad para Proveedores
El tratamiento de los datos personales proporcionados por los proveedores de insumos y servicios de EL CENTRO DE ODONTOLOGIA ESTETICA sean personas naturales o jurídicas, tendrá la siguiente finalidad:
- Realizar la vinculación contractual.
- Efectuar el reconocimiento económico por la prestación del servicio.
- Adquisición de insumos odontológicos para prestación del servicio.
- Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
9. Finalidad para Especialistas
El tratamiento de los datos personales proporcionados por los Especialistas en Salud Oral de EL CENTRO DE ODONTOLOGIA ESTETICA tendrá la siguiente finalidad:
- Realizar la vinculación contractual.
- Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
- Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas
10. Finalidad para Empresas de Convenio Comercial
El tratamiento de los datos personales proporcionados por las Empresas de Convenio Comercial de EL CENTRO DE ODONTOLOGIA ESTETICA tendrá la siguiente finalidad:
- Realizar jornadas en beneficios a los usuarios.
- Establecer una comunicación directa con la persona encargada por la empresa y llevar a cabo los beneficios del convenio.
BASE DE DATOS
| PACIENTES | ESPECIALISTAS | RECURSOS HUMANOS | CONVENIOS | PROVEEDORES | |
|---|---|---|---|---|---|
| Datos Generales de Identificación de la persona: Nombres, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo | x | x | x | x | |
| Datos específicos de la identificación de la persona: Firma, nacionalidad, datos de familia, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento, edad, etc | x | x | x | ||
| Datos biométricos de la persona: Huella, ADN, iris, geometría facial o corporal, fotografía videos, formula dactiloscópica, voz | x | ||||
| Datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional de las personas: dirección teléfono, correo electrónico | x | x | x | x | x |
| Datos relacionados con la historia laboral de la persona, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención | x | x | |||
| Datos relacionados con el nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona | x | x | |||
| Datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS; IPS; ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc. | x | x | |||
| Historia clínica, estado de salud oral del paciente, carta dental, anamnesis | x | ||||
| FORMA DE OBTENCION DE DATOS ( DIRECTAMENTE CON EL TITULAR) | x | x | x | x | x |
CANALES DE ATENCIÓN
| PACIENTES | ESPECIALISTAS | RECURSOS HUMANOS | CONVENIOS | PROVEEDORES | |
|---|---|---|---|---|---|
| CANALES DE ATENCION | Punto de atención, teléfono fijo, teléfono celular, correo electrónico, quejas y reclamos | teléfono fijo, teléfono celular, correo electrónico | Oficina de recursos Humanos, reuniones periódicas. | Punto de atención, teléfono fijo, teléfono celular,correo electrónico | teléfono fijo, teléfono celular, correo electrónico |
MEDIDAS DE SEGURIDAD
| GRUPO | MEDIDAS DE SEGURIDAD, CONTROLES IMPLEMENTADOS PARA MINIMIZAR LOS RIESGOS DE USO NO ADECUADO DE LOS DATOS |
|---|---|
| PACIENTES | Archivo con llave, la copia de la historia clínica solo se le entrega al paciente, si es menor de edad al acudiente, en otros casos debe traer autorización del titular firmada para la entrega de la historia clínica a terceros, se registra la entrega en una carpeta de control y en la hoja de evolución de la HC. Los datos electrónicos se les realiza copia de seguridad todos los días en el servidor. |
| ESPECIALISTAS | Carpetas en físico en cada consultorio |
| RECURSOS HUMANOS | Carpetas en físico en la oficina administrativa, información electrónica copia cds. |
| CONVENIOS | Carpetas en físico en oficina administrativa, información electrónica copia cds. |
| PROVEEDORES | Copia de seguridad en cds cada semana |
RELACIÓN Y UBICACIÓN
| RELACIÓN | RECOLECCIÓN | ALMACENAMIENTO | USO |
|---|---|---|---|
| PACIENTES Y FAMILIARES | X | X | X |
| PROVEEDORES | X | X | X |
| ESPECIALISTA | X | X | X |
| COLABORADORES | X | X | X |
| UBICACIÓN | FÍSICA | ELECTRÓNICA | INTERNA |
| PACIENTES Y FAMILIARES | X | X | X |
| PROVEEDORES | X | X | |
| ESPECIALISTA | X | X | X |
| COLABORADORES | X | X | X |
5. DEBERES DEL CENTRO DE ODONTOLOGÍA ESTÉTICA
- Garantizar a los pacientes el pleno y efectivo derecho constitucional de habeas data
- Mantener la información en condiciones de seguridad y privacidad
- Hacer uso de la información para los fines misionales y previstos en la ley
- Tramitar de manera oportuna los reclamos de los usuarios
- No vender, circular o intercambiar la base de datos de sus usuarios sin causa legal o contractual que lo justifique
- Conservar prueba del cumplimiento de la información suministrada al Titular
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
- Conocer, actualizar y rectificar los datos que aparezcan en las bases de datos
- Conocer por qué y para qué EL CENTRO DE ODONTOLOGÍA ESTÉTICA recolecta información
- Revocar en cualquier momento la autorización dada para contener información personal
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
7. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Consultas
Tiempo de respuesta: 10 días hábiles
Prórroga: 5 días hábiles adicionales
Reclamos
Tiempo de respuesta: 15 días hábiles
Prórroga: 8 días hábiles adicionales
Subsanación: 5 días para completar información
Canales de Atención
Correo electrónico:
coe_cartagena@hotmail.com
coe2_cartagena@hotmail.com
Dirección física:
Avenida Pedro Heredia #67-21 c.c. contadora local 2A, Cartagena
Teléfonos:
6616044 - 6719696
8. VIGENCIA
Fecha de publicación oficial: Cartagena, 11 de Diciembre de 2017
Esta política rige a partir de su publicación y estará vigente mientras subsista la finalidad del tratamiento de los datos personales propios de la naturaleza jurídica de EL CENTRO DE ODONTOLOGÍA ESTÉTICA.